| 「記録」とは 会議の内容が詳細に記述された文書で、参加者の発言、議論や協議の様子などが詳しく書かれたものであり、 その内容は内々のものとされている。一般的に「会議録」と言われるものである。 「議事録」は 会議や審議の際に作成された公的な文書で、会議の進行や議論の内容、決定事項などが正確に記載される。 一般的には「会議録」は企業内の社内会議や打ち合わせなど比較的非公式な場で書かれ 「議事録」は株主総会や取締役会議のような公式な会合で必要とされ法的な効力を持つ場合もある。 ITC-Jにおいては、委員会の記録を「記録」、役員会と例会の記録を「議事録」としている。 「記録」は委員会での内々の記録だが、「議事録」は幾分公的な意味を持つ。また両方とも要請があれば会員に開示されねばならないものとされている。(ITC-JカウンスルNo.2 CMT資料より） 議事録の最も大きな目的は「正確な情報の確認と共有」であり、その場に居た人はもちろん当日欠席した人も正しい情報を共有することが出来る。 ここに前回の議事録が読み上げられる意味が存在する。前回の議事録を聴くことによって出席したメンバーは再確認ができ、当日欠席した人も正しく会議の内容を理解することが出来る。 ゆえに議事録には「聞いて分かり易い文章」を書くことが必要になってくる。 良い議事録とは： 1 .必須事項（会議名、日時、場所、出席者名、欠席者名、定足数、報告事項、協議事項、決定事項、次回開催予定）が漏れなく記されていること。 2. 文語体で（話し言葉でなく書き言葉で）書かれていること。 3 敬称（‥様、・・先生など）が略されていること。 4. 簡潔な文章であること。余計な言葉や無駄な言葉が削られたシンプルな文章の中に必要な情報がすべて漏れなく含まれていること。 5. 項目ごとにかたまりになっていて、把握、理解しやすい構成になっていること。 6. 読点（、）が正しく使われていること。 7. 数字が正確であること。 8 指示語（あれ、これなど）や曖昧語（〜と思う、〜のような）が使われてないこと。 9. 書記の個人的な意見や感想が記されていないこと。 書記の手順： ・ 記憶が薄れぬうちに素早く書き、会長及び議会法規役員に「草稿」を送付して意見を求める。 ・ 全役員と共に訂正・付加などを含む確認作業を重ね修正する。 ・ 全員の承認を得たら「写し」として送り、原本は書記の手元に残す。 ・ 次回例会で読み上げて会員の承認を得る。但し承認を得た後でも2/3以上の賛成によりいつでも修正することが出来る。最後に会員全員で共有する。 参考資料：池上 彰 竹内政明「書く力」他 |
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