<2010年5月例会教育より>
「 引き継ぎ」
 { 役員・委員長}

1.各役員は下記の書類を作成する。
年間報告書
永久保存用記録
引継報告書
新会長の指示に従い、各役員の永久保存用の記録は8月1日まで (なるべく早い時期)に後任者に引き継ぐ。

2.すべての委員長は下記の書類を作成する。
年間報告書
永久保存用記録
引継報告書
 
新会長の指示に従い、委員会の永久保存用の記録は8月1日まで (なるべく早い時期)に後任者に引き継ぐこと。
                      「日本リージョン会則」から
年間報告書

年間に行った主な活動、現状、目立った成果、問題点とその解決のための 方法、次期への勧告などを含む。

永久保存用記録

「リージョン」   大会議事録、役員会議事録, 公式プログラムリージョン会報, 認証されたクラブの記録,  その他重要なもの

「カウンスル」 会合議事録* その他重要なもの

「 ク ラ ブ」  例会議事録* 認証状, その他重要なもの

「委 員 会」 その委員会の重要な記録
             * 含 会則に則って開催された特別会合議事録

* 現任者は後任者と共に、ファイル、資料、備品,等について説明、確認 しあいながら「引き継ぎ」をする。

* ファイルには、永久保存用記録などの他に、年間日程表,活動費記録、 経験によるアドバイス等も入れ、後任者が活動しやすいように配慮する。

* 前年度の「引き継ぎ報告書」との照合も必要である。
いつの間にか紛失してしまうものが無いよう保管に注意すること。 これらは個人の物ではなく、役目上一時的に預かっている物である。

* 点検、整理し、不要なものは処分する。
委員会報告の控え等、永久保存の必要の無いものは、過去2年分くらいを参考のために残し、後は作成した人に返してもよい。 特別委員会の場合、職務完了の上、将来の作業に必要な物のみ後任者で保管する。ファイルは会長に渡すが、会長の指示に従う。

引き継ぎ報告書

★ 3部作成する。
お互いに確認のサインをした上で、1部、現会長に提出し、 1部、後任者のファイルに入れ、後1部は現任者が保持する。

現任者は
後任者に詳しく説明すること。
宅配便で送るだけでは「引き継ぎ」を完了したことにはならない。

後任者は
できれば、各レベル年次研修会までに「引き継ぎ」を受け 任務をよく理解した上で研修にのぞむと良い。 (日程の都合で不可能の場合も有る)
 
    2010年5月21日 京都クラブ例会教育 西阪宣枝作成